解决方案

采购合同解决方案

合同管理专家软件是针对各类采购型企业实现合同无纸化管理、合同动态监控的一个软件产品。为企业提供快捷有效的合同执行模式,对合同签定流程进行合理的定义,支持合同文本的原样保存并对合同的执行状态进行实时的监控,大大减轻了手工操作的难度。内置各类经济合同模板,合同法规的查询,使企业合同管理实现科学化、法制化的管理模式。

一、合同文稿管理

提供不同类型合同模板,而且可以实现自定义合同模板起草合同,将以前的WORD格式合同导入系统,简单易用合同编辑方式灵活,合同相关的签订信息可以直接修改,合同文本内容从系统打开后,直接在WORD中修改,完成后保存即可。

二、将供应商管理和项目管理要融合到合同管理中

并且可以对其信息进行维护,可以按照某个项目或供应商等查询条件进行合同分类查询和浏览,方便查询和选择,真正体现优化公司资源的目的。

“项目金额统计”与“合同金额统计”能实现非常强大的项目、合同、客户金额的统计功能。

三、自动化的合同结算功能,以有效的确保公司的资金运营。

“合同结算细节”可以帮助用户在合同签订完成后,就记录合同相关的结算安排情况,系统默认在结算日期前七天提醒用户结算所有的未结金额;

结算完成后,再将实际结款情况记录下来即可。

这样,用户就可以实现自动的合同结算功能,如在月初就查看本月需要进行结算的合同金额列表,在月底统计出本月所有合同金额结算清单。

四、合同查询与合同执行跟踪情况

用户可以非常方便地查询系统中所有的“合同信息”记录,专业的“数据查找工具”表单,支持多条件查询和模糊查询;

“合同执行进展”详细记录合同的执行进展情况。

五、合同商品管理

采用合同商品表单详细地记录对应合同采购商品的型号、规格等明细,而不是简单的文本记录格式,这样就可以按商品类型等信息进行分类统计,汇总各类合同商品采购量和采购总额,为公司采购策略的实施提供参考。

六、供应商评估

供应商评估主要包含及时履约、及时收发货、及时收付款等因素的考虑,综合评价供应商决定其信用等级与以后签约对其的要求,对不合格的供应商要纳入供应商黑名单。

七、合同效益评估

“一般费用”模块帮助您管理与合同相关的费用成本,与合同金额相对照,可以评估公司签订这个合同的效益情况。

如果公司经营的产品较为复杂,是集成多种产品和服务的销售业务,则这笔业务涉及到的不光是销售合同,也有对应的采购合同,这样就可以将这个销售业务作为一个项目的方式,用项目将所有相关的采购、销售、服务合同都联系起来,再进行合同效益评估。

八、查询统计

  • 分部门、分时间、项目分支出类别查看项目、合同主数据清单
  • 查看所有结款情况清单
  • 统计项目、合同总金额、已付款总额、未付款总额
  • 按完成标志查看所有完成和未完成的项目、合同清单和金额汇总

九、其它功能细节

  • 将“结算细节”与“合同发票”分开管理,更贴近公司财务的日常管理流程。
  • 导航条图文并茂,界面友好,操作简便。
  • 提供合同和供应商的提醒操作,可以对合同金额的结算时间、合同开始时间、合同结束时间和与供应商对应的“工作计划”进行提醒。
  • 具有数据备份功能,数据恢复操作方便,保证存贮的合同安全可靠。
  • 所有的信息表单都可以直接输出HTML、EXCEL和TEXT文件格式,并进行打印。

十、使用合同管理专家网络版

网络版提供强大的级别权限控制,所有管理人员的权限都由系统管理员统一设置,除综合管理部、财务部、法务部管理人员和公司领导外,各部门和采购组只能看自己部门和项目的数据,使用系统管理员向他开放的功能模块。

可以帮助:

(一)业务人员和业务经理

  • 可以随时查看与本人或本部门有关的合同条款和合同基本信息,而不用再向相关管理人员借阅;
  • 可以随时查看合同执行进展和结款情况,而不用财务人员逐个通知;
  • 自动提醒合同到期日期和结算时间,帮助销售人员及时进行相应的催款工作,减少坏帐;
  • 可以将重要工作和项目计划方案纳入计划管理,到时间系统自动提醒

(二)综合管理部或法务部合同管理人员

  • 方便及时了解采购合同的签订和执行进展
  • 可以进行周、月、季、年的合同签订和结款情况汇总,并打印出相应的报表
  • 可以按时间或合同类别等众多合同分类方式进行复合条件的统计,如查询并统计出2003年12月的采购合同中某类产品的清单等信息。
  • 接收相关的合同提醒,配合进行相应的催款工作。

(三)财务管理人员

  • 按照采购人员反馈的合同进展和建议,进行合同结款安排
  • 对全公司的合同结款安排情况和费用情况进行周、月、季、年统计,结合实际现金流情况,进行安排时间金额的协调和平衡控制
  • 输入实际的结款情况,按照系统自动统计的结算金额对比预警进行费用核算。

(四)公司领导

  • 可以查看全公司的合同签订和结款的总体状况
  • 可以方便的自定义统计需要的报表内容,并进行形象的图形显示,进行统计分析。
  • 更加强大的汇总统计功能
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