解决方案

非生产物资采购招标管理

非生产物资采购,又称为通用采购、一般采购,指企业生产过程不直接构成产品,只用于维护、维修、运行设备的物料和服务,英文名称MRO(Maintenance维护、Repair维修、Operation运行)。典型采购内容包括后勤劳保、服务采购、办公用品、生产设备、备品备件等。制造企业对生产物资的采购更加重视,对非生产物资采购的不是特别重视。但一般采购实质管理的难度更大,并且有些采购行为影响深远,如生产设备采购。妥善解决非生产物资采购需要企业花费很大精力,北京东山软件在对企业采购行为进行深入研究基础上,专门研发《瑞企招标管理系统》。

一、业务特征

不同于生产性采购计划性强、供应商集中、需求稳定的特点,非生产物资类采购具有以下特点:

需求规律性差: 采购的计划性难以保证,容易产生紧急采购,在紧急采购的情况下,采购人员的工作会非常被动,企业的采购成本控制及供应保障难度增大;

采购业务分散: 采购业务分散,难以发挥规模化优势,而采购的集中化、规模化对于大型企业而言是获得采购主动权的有效方法;

标准化程度低: 采购标的物标准化难度大,需求表述难以规范,给非生产物资采购业务的组织过程带来更多的困难;

规范性差: 业务流程灵活多变,业务操作琐碎,规范化、系统化难度较大;

成本控制重视程度低: 需求分散,成本控制难度大,很多企业仍采用手工方式进行,对于本部分成本重视程度偏低 。

二、面临问题

企业非生产物资采购的一般流程是:员工每次有采购需求时,填写纸面的申请表并拿着单据找到各级领导进行审批,然后将申请表交到采购部。采购部与员工确认订单内容后,再由员工拿着订单找到各级领导进行审批。这种方式存在着以下问题;

需用部门:

申请表手工填写、报审,时间长,资源浪费,效率低下,无法利用以往的文档。

员工记不住采购政策及流程,违反采购政策及流程的案例时有发生;

部门领导:

无法及时了解并控制本部门的采购费用。

纸质的申请单的统计汇总与审批依赖下级员工的汇总与领导自己的记忆,容易产生偏差。

出差在外时不能及时地审批申请表;

采购部门:

汇总多部门的同类采购耗费大量时间,并且准确性差。

对历史数据的参考比较麻烦,需要费时查找。

采购政策及流程都由人工控制,很难保证采购流程及政策被严格执行;

采购的效率效果比较低,采购部员工忙于日常事务;

数据收集方式不能实时反映采购数据,报告均为人工制作,耗时费力。

三、实施效益

客户通过实施瑞企采购解决方案,将获得以下受益:

实现内部协同管理,采购需求及时、准确传递汇总,大幅减少紧急采购;

有效汇总同类采购,便于集合数量优势,获取采购谈判主动权;

业务的电子化带来数据的完整积累,使成本的准确统计、分析及控制更现实;

缩短采购业务处理周期,降低交易成本乃至采购成本;

采购业务流程的自动化,提高采购工作效率,减少人工失误;

通过固化的管理流程可以规范采购业务;

通过电子化、结构化的数据积累形成企业的采购知识库;

加强与供应商的信息沟通,有利于优化供应体系;

采购人员精力从繁琐的事务性工作中得以解脱,专心于品质与策略管理。

 

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