解决方案

招标管理解决方案

现代大型企业或政府机构为了最大程度地保证公司和投资者利益,通过事先公布采购条件和要求,众多的投标人按照同等条件进行竞争,将采购活动置于透明的环境之中,来保证招标项目获得最佳的质量和成本。尽管企业信息化的发展已经到了一定的程度,当前不少公司仍然采用手工或电子文档的方式进行招标管理,普遍存在效率不高,沟通成本高昂,风险控制复杂等问题。
东山软件在对招标过程进行深入了解的基础上,提出瑞企协同招标项目管理解决方案。其管理核心是招标项目,围绕招标项目进行一系列的管理工作,保证招标项目的完整有序高效进行。

一、招标管理阶段

在实际的招标管理中,招标管理具体分为五个阶段来执行:
招标立项阶段:业务部门提出采购申请,主管部门依据制度确定招标申请并报领导审批。
招标准备阶段:建立招标项目,完善招标文件,制定招标计划。
招标预审阶段:依据招标要求,初步筛选投标人。(此阶段在有些情况可以不进行。)
招标评审阶段:依据招标计划,成立评标专家组,召开评标会议对投标人提供的投标资料进行评审,最终形成招标结果,选定中标人。
招标合同谈判阶段:与最终中标人进行合同谈判。此过程可以用标准的合同管理过程管理。

二、供应商管理、项目管理、合同管理、招标管理无缝融合

招标管理不是孤立的系统,其本身是一个项目,其基础是供应商管理,其结果是合同管理,招标管理把这些业务管理有效的融合,为企业的经营目标服务。

三、专家管理

建立完善的候选专家库功能。

建立动态的专家考评机制,保证评标质量,将不合格的专家及时排出合格专家队伍。

建立专家培训机制,确保专家及时跟进企业招标管理的需要。

四、招标准备

招标立项申请:业务单位依据公司的管理制度,在招标采购前先拟定招标立项申请,在领导审批同意后,正式成立招标项目。

招标项目信息:一旦决定招标,即形成招标项目,后续的工作均属于招标项目的过程与环节。招标项目状态要随招标进行的阶段动态变化。

招标项目计划:依据招标目标,明确各个阶段、各个环节、个性工作的时间、需要的人员、需要的其他资源,形成详细的项目计划,指导后面的招标各项工作。

招标项目组:依据制度和计划,成立项目组,每个成员承担明确的责任和工作。

招标文件:依据公司制度,结合项目计划,相关员工协同编制形成完整的招标文件。

招标公告、招标邀请:依据公司制度采用公开招标方式或邀请招标的形式,告知潜在的投标人。

五、招标过程管理

招标联系记录:详细记录与投标人、其他相关人的联系情况。

招标会议记录:记录招标项目组的内部会议情况。

投标文件:投标人在依据招标要求发送的文件被项目组接受后,记录到投标文件中。

评标专家组:依据公司制度,在合适的时间,确定专家组,通知专家参加评标会议。

评标会议记录:记录评标会议的详细情况。

评分管理:评标专家依据评分标准,给出专家的评分,最终汇总各位专家的意见形成最终得分。

评标报告:依据专家评分及招标小组的意见,形成最终评标报告。

六、合同管理

确定招标人后,双方进行合同谈判,确定合同文本,在合同草案审批后转为正式合同,制定履行计划与结算计划。

七、合同效益评估

“一般费用”模块帮助您管理与销售合同相关的销售费用成本,与合同金额相对照,可以评估公司签订这个销售合同的效益情况。

如果公司经营的产品较为复杂,是集成多种产品和服务的销售业务,则这笔业务涉及到的不光是销售合同,也有对应的采购合同,这样就可以将这个销售业务作为一个项目的方式,用项目将所有相关的采购、销售、服务合同都联系起来,再进行合同效益评估。

八、查询统计

  • 分部门、分时间、类别查看项目数据清单
  • 查看所有执行情况清单
  • 统计项目、合同总金额
  • 按完成标志查看所有完成和未完成的项目。

九、工作流

  • 企业可以采用基于岗位的固定工作流或基于人员的自由工作流,对需要进行审批会签的业务进行审批会签,如立项申请、评标结果。
  • 审批会签记录可以方便后期查看,也可以方便打印精美的审批单。
  • 所有的信息表单都可以直接输出HTML、EXCEL和TEXT文件格式,并进行打印。

十、使用合同管理专家网络版

网络版提供强大的级别权限控制,所有管理人员的权限都由系统管理员统一设置,使用系统管理员向他开放的功能模块。

可以帮助:

(一)招标管理人员

  • 可以随时查看与本人或本部门有关的招标基本信息,而不用再向相关管理人员借阅;
  • 可以随时查看招标执行进展;
  • 自动提醒公告、评标、开标日期;
  • 可以将重要工作和项目计划方案纳入计划管理,到时间系统自动提醒

(二)业务管理人员

  • 方便及时了解招标进展、合同的签订和执行进展
  • 可以进行周、月、季、年的合同签订汇总,并打印出相应的报表
  • 可以按时间或类别等众多分类方式进行复合条件的统计。
  • 接收相关的招标提醒,配合招标人员进行相应的业务工作。

(三)评标专家

  • 了解参评项目情况
  • 全面了解投标单位情况
  • 独立发表评判意见。

(四)公司领导

  • 可以查看全公司的招标项目、合同签订总体状况
  • 可以方便的自定义统计需要的报表内容,并进行形象的图形显示,进行统计分析。
  • 更加强大的汇总统计功能
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