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如何使用合同管理专家进行合同管理

我们单位每年都有大量的采购合同需要管理,但是总是非常的吃力,查找一份合同有时都要好长时间,更别提汇总合同结算数据。有时单位领导想看看合同的整体状况,我们忙了一周才理出一份非常不准确的汇总报告。这时,领导已经不耐烦了。不过,也没有办法,谁叫咱们是手工管理呢。不过现在好了,我们采用《东山合同管理专家CMEXPERT》企业版(www.dsfd.com.cn)进行采购合同管理,收到明显效果。合同的执行做到有计划,合同的结款做到无疏忽。上面提到的问题,早已经无法感觉到了。当然,好东西要与大家分享,下面结合我们的实际使用经验,探讨如何使用《合同管理专家》来切实有效的提高我们的管理效率。

如何使用合同管理专家进行合同管理

上图是启动系统后的主界面,表单中央显示了合同提醒信息,明确的告诉了我们应该进行结算的合同、即将开始的合同、即将结束的合同。方便我们及时的做好准备。表单的左边列出了我们常用的管理功能和统计功能。可以看出,系统完全可以将合同涉及到的供应商、客户、项目、联系人都统一管理起来。

还是进入我们最关心的合同管理吧。单击‘合同中心’,出现合同中心的主界面。

如何使用合同管理专家进行合同管理

页面的上端是处理合同基本情况的功能键。左边是某一合同的简况,中间的网格数据区是所有的合同列表。下端是指定的某一合同的详细情况包括:合同文件、结算安排、结算细节、合同进展、合同变更、合同商品。变化上端网格的合同,下端的明细信息也会随着变化,非常方便。右边是关联功能包括相关项目、相关客户、相关供应商、一般费用、相关文件等。可以说,跟合同相关的详细信息都用这个页面统一管理起来了。非常方便我们实际操作。还是让我们完整的管理一个合同来体验一下合同管理专家的专业之处。

单击上端的‘增加’,出现下图(合同信息编辑:增加)。

如何使用合同管理专家进行合同管理

在这个页面,我们要记录合同的基本信息。合同原始编号:许多单位手工管理合同时已经有合同编号,这时可以将手工编的号记录在合同原始编号,方便查看。

客户供应商一般情况下只填写其中之一(如果是销售类或收款类,则填写客户;如果是采购类或付款类,则填写供应商)。单击后面的“三点”按纽,弹出引用信息表单,这里单击供应商后面的三点按纽,出现如图,从中选择一个供应商,然后单击“确定”,如果相关合同供应商不存在,可以单击增加,直接增加供应商信息。

如何使用合同管理专家进行合同管理

合同类别:在合同种类不多时,可以记录类别如销售合同、采购合同等。如果分类复杂又有级别,可以用详细分类。具体(增加合同三级分类)用法参考《通用操作手册》。合同金额记录合同签订的相关金额。在保存时,如果合同金额为0,系统会给出提醒。收付方向记录的是收款还是付款,方便以后统计合同资金收付方向,没有填写,系统会给出提醒。

合同开始日期结束日期可以帮助我们及时的做好合同开始的准备工作和收尾的善后工作。

记录完基本信息,单击确定,保存合同基本信息。合同的相关细节信息可以通过下端的相关功能按钮来添加。例如增加合同文件,单击合同文件,出现下拉菜单,单击增加,出现下图:

如何使用合同管理专家进行合同管理

可以发现,本软件自动填写了合同编号合同名称等信息,单击“导入文件”,可以导入word文档。注意:如果有杀毒软件,可能需要导入两次才能成功。然后单击保存,将该word文件保存到数据库(即使原来的文件删除了,我们的软件中也还保存有这个文件的副本)。

小秘诀:

合同文件可以管理所有与合同有关的文件,包括合同原稿、变更文件、附图等内容,与word结合,功能强大且简单易用,同时管理已经签订的所有纸质和电子版文件。我们在处理原来的合同时,可以用扫描仪将合同原稿扫描到word中,然后将这个word文档用合同文件管理起来,以后查找非常方便。至于起草新合同,还可以使用“起草新合同向导”,利用系统提供的各类合同范本,轻松起草合同。

我们最看好东山合同管理专家的一个原因是他有强大的合同金额结算处理能力。包括结算安排和结算细节。具体说,我们采用结算安排记录合同签订后我们与供应商之间何时应该进行结算。合同结算细节则具体记录每次结算的真实情况。这样,我们可以对合同的安排和实际的结算进行对照。在实际使用中,我们感觉非常方便。

通常,我们的合同金额都不会一次性结清,合同签订后,我们就可以做出金额结算安排,估计出每次结算的时间和金额,系统自动计算结算安排金额总额,提示与合同总金额的差额;并默认结算日期前七天提醒用户进行金额结算。

如何使用合同管理专家进行合同管理

在真正进行合同结算的时候,就使用合同结算细节功能,详细记录每次每合同的结算情况。如果有结算安排,就可以选择相应的结算安排编号,如果结算安排与结算细节金额恰好相同,在保存结算细节时会提示是否标记结算安排为结清。结清的结算安排就不会继续提醒了。

如何使用合同管理专家进行合同管理

可以看到,合同管理专家对结算安排和结算细节的设计确实是非常细致和人性化的。大大节省了我们工作的时间和降低了复杂度。

我们选择东山合同管理专家还有一个重要原因就是他的统计功能既强大而操作又非常简单。在每个页面都包括分组统计和汇总统计,可以按设定的条件统计出系统中项目金额、合同金额、未结金额、已结金额的总计和小计,这些统计都是通过简单的拖放字段或向导的形式来完成的。

拖放分组统计

单击控制,出现下拉菜单(如图),

如何使用合同管理专家进行合同管理
如何使用合同管理专家进行合同管理

从中选择数据网格运算配置,出现如图,

在单击创建配置,然后在“合同编号”行运算类型选择“数目”(统计合同数目),“合同金额”行选择“总计”(统计合同金额)。关闭网格配置,回到合同中心。拖放“登记月”到网格的分组统计区。出现下图。

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分组汇总统计

实际业务中经常要进行各种汇总,单击“汇总”,可以进行变化条件汇总统计,并用图形的方式非常直观地表示出统计结果。还可以保存汇总条件供下次使用。

如何使用合同管理专家进行合同管理
如何使用合同管理专家进行合同管理

在报表中,选择合同报表,出现下图,

如何使用合同管理专家进行合同管理

可以进行合同已结未结金额金额的统计。还可以进行收款付款月报和年报。以合同收款付款年报为例,在统计年中输入2005,单击统计,显示统计结果,包括到2005为止的收款金额、付款金额、本期收款金额(这里是2005年)、本期付款金额等。领导要看的信息基本都在统计结果中显示出来了。这些结果还可以输出EXCEL进行加工美化。

如何使用合同管理专家进行合同管理

我们完全可以依据这些信息进行供应商管理、客户管理、合同管理和财务规划。

利用合同管理专家我们还可以进行客户管理、供应商管理、项目管理,限于篇幅,以后我们再交流关于这些方面的使用与管理经验。

附系统适用范围:

各企事业单位的采购合同管理,包括银行、政府、院校、研究所、物资公司、电厂、大型企业招投标项目管理

  • 可以帮助行政及法律部门有条不紊地管理好合同文稿,方便查询;
  • 帮助采购和财务部门把握合同的执行和费用结算情况,做好结款准备;
  • 帮助相关的合同管理人员按照一定的条件查询和统计合同的签订、执行和结款情况
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