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瑞企协同合同管理平台

瑞企协同合同管理平台简介

合同管理是公司前端管理的重要部分,如何有效的落实动态管理是目前所有企业面临的挑战,往往决策层的良好想法最终无法得以实现或差之甚远,究其原因还是在于无法切实掌控全面真实及时的信息,所以良好的企业执行力需要相应的执行平台来支持。东山合同管理系统结合中国公司的实际情况,在功能上,提供包括立项申请、询价报价、合同起草、预算审价、合同会签、合同审批、文本管理、资金预算、进度协同、费用报批、合同变更到实际结款、合同发票以及对合同综合成本效益统计分析的全方位管理。在管理模式上提供从合同起草到合同结束评估的合同全生命周期管理模式,以合同生命周期管理为主线贯穿与合同相关的其他管理要素例如:签约方管理、审批管理、费用管理、附件管理、工作计划管理等。

协同平台

系统提供了审批会签、业务共享、业务反馈、业务催办、业务审核、业务传阅和业务协助的功能来实现协同办公,避免信息重复维护,提高信息传递效率。
其中,审签会签可以为所有的业务提供自由审批、自由会签、固定流程、数据审核服务。
特别是固定流程可以依照企业制度中的评审程序,对立项、合同、签约方、付款等定义流程。如合同起草完成后,按合同额度、类别、所属项目、是否模板合同等合同特性进行审签流程权限设置。审签流程启动后,系统自动按事先配置好的流程驱动,自动进行审签催办和审签进度跟踪。并保存所有审批会签记录,保持焦点问题争议的原貌,使之成为合同履行过程中关注的重点,也可按用户单位的审批表单格式打印出来,报领导决策。

权限平台

权限管理贯穿所有的业务管理模块,为用户提供其操作的信息以及浏览查看的信息,没有授权的信息用户是不能查询和浏览、操作的。可以根据用户岗位职能配置操作权限,如合同的起草、签订、执行、结款信息的录入就可以安排不同的人负责,达到相互监督和协同工作的效果;可以根据用户职位配置查询权限,如普通业务人员只能查看自己签订的合同,项目经理则可以查看与本项目相关的合同数目,合同金额等信息,其他项目无权访问;作为公司管理层可以查看所有内容。合理的设置权限可以在不影响工作效率的前提下尽可能的保护公司的敏感信息。

业务平台

为业务单据提供数据维护的平台,解决业务数据的录入、修改,业务规则校验等数据维护任务,提供多种查询方式、多种关联查看方式,解决用户的业务信息查看问题。

  1. 界面设计功能帮助用户设计出更加符合自己使用习惯的数据操作界面,提高工作效率,得到更加愉悦的使用体验;
  2. 页面和关联信息自定义功能。可以根据组织结构调整和业务流程变动修改页面配置,以适应业务变更;
  3. 信息自动查重、必填字段约束和基础数据字典下拉选择,减少人工整理记录工作量,同时保证信息的唯一性、及时性、维护便捷性、规范标准性,为将来的信息挖掘打好基础;
  4. 提供模糊查询、精确查询、多条件组合查询等多种查询方式, 支持自定义常用查询方案保存,快速定位信息,省去大量的人工查找和数据整理工作量,提高效率;
  5. 统计分析主要指特定业务部门在一定期限或特定原因下对特定范围的业务数据进行汇总统计,提供多种统计方式,支持自定义常用统计方案保存,通过折线图、饼图、直方图等方式直观展示结果,辅助经营决策。

 

预警平台

主要包括约定事项的到期提醒;根据动态运行规则自动产生的提醒信息。提醒方式包括登录界面提醒、系统内弹出提醒窗口、邮件提醒、短信提醒。可以对合同的进展计划、结款计划和关键要素进行预警,帮助用户提前做好财务规划和分析决策,降低合同管理中的因延误付款、交货带来的违约风险。

报表平台

报表平台是业务数据的加工处理平台,主要完成四类事项:审签报表的生成,业务单据生成,统计汇总报表、决策分析报表。审签报表是电子化审签完成后,可以输出打印纸质的审签单。业务单据指特定业务需要的各种纸质单据,报表平台可以设计并打印输出,或将汇总统计结果以电子化或打印输出的形式提供,满足现场管理的需要。

业务功能简介

 

一、合同全生命周期管理

1.合同起草管理
合同草案按合同格式是否固定划分为固定格式合同起草和非固定格式合同起草。通过合同模板的运用,尽量避免因起草人文字表述模糊导致的合同风险;条款审查主要审查模板填写的合同要素或修改条款的规范性和准确性即可,提高了合同起草和审查效率。

2.合同台帐管理
合同台帐管理是本系统的主线,全面贯穿系统中的所有功能模块。支持范本创建合同、框架合同、项目材料(设备)采购合同、工程合同等多类别合同综合信息管理。

3.合同执行监控
履约计划管理,如收货、验收、付款等关键节点预警,履约记录管理,管理合同履行过程中的到货进度、安装进度、到货证书、验收证书、付款凭证、付款进度、结算结果等信息,另通过计划与执行情况对比实时监督和工作协调。

4.合同变更管理
兼顾了变更过程管理的严谨和自动性,关联结果,有据可查,权责明晰。省却了人工管理合同时历史资料保管查找麻烦之苦。

5.合同评价管理
合同按照约定履约完成后,对合同的执行进行总体评估,总结经验教训,增强合同管理中的抗风险能力。

二、合同业务管理

1.签约方管理
签约方管理详细记录签约方的基本情况以及相应资质或信誉证明等资料,为合同审批、费用结算提供参考。根据供应商或合作单位的资质信息,以及历史交易记录,用于信用查询和评估。

2.文档管理
合同相关资料的归档,包括合同原稿、授权委托、合同审批表单、变更文件、附图、项目文件、招投标资质和合同履行中的各种文书等,避免因遗失或未存档导致的合同风险。

3.商品管理
采用合同商品清单、询价、报价表单管理对应标的物型号、规格等明细,可以按商品类型、交货期等信息统计合同商品数量和金额,为公司市场策略、财务规划、招投标管理等提供依据。

4.项目合同管理
在实际操作中,业务往往以项目的模式存在,在一个项目中会涉及到很多份合同的管理。以这些合同为主线又会牵扯到经费分配、商务联系、合同商品等诸多方面的管理。东山合同管理系统也相应的提供了这方面的管理功能。 在系统中每多份合同都可以从属于同一个项目。项目下的每一份合同都可以进行全生命周期的管理。使用项目管理还可以超越单一合同的管理,站在项目的角度统计分析相关合同信息。例如项目中有几个付款合同、几个收款合同、项目整体的的收款付款情况。这些情况都可以使用系统提供的统计汇总功能快速的得到。能够极大的减少人力的统计工作,提高工作效率。

 

应用范围

  • 项目合同管理(工程合同管理)
    以项目为核心,将合同的基本情况、资金使用情况、执行进度、合同变更、合同附件文档等信息以及相关合同之间的关系都通过项目的方式贯穿起来,进行全局管理。有效控制合同执行过程,使项目合同管理做到集中管理、分级负责、协同工作、数据共享、及时反馈。并通过预算与计划、计划与实际,整合项目及公司的资金,提升资金的运作效率,保证资金合理使用,有效降低经营风险、减少成本。 建设一个融合管理体系、组织结构、矩阵式管理、业务处理、企业战略的高度智能和整合化的协同项目管理系统,加快业务信息的流转,把信息的录入、协同、审签、归档全面电子化,大幅度超越纸质的、电子的文档、单据管理的效率,保证领导获取信息的及时性;可以将以往分散在各个部门的信息集成在一起,避免领导掌握的信息不全;利用项目管理的业务信息,根据公司管理的特点以及领导的要求,可以将业务信息进行汇总统计分析,形成特定的报表或图表,方便领导直观的看到当前的态势和可能的趋势,为决策提供辅助参考,塑造企业和项目的核心竞争力? 。
  • 采购合同管理
    帮助企业采购部门进行供应商的营业项目、联系方式、信誉等级等信息进行管理,便于后期对与供应商的合作情况进行查询和统计;帮助企业采购部门进行采购商品来源、价格、数量等信息进行管理,方便随时调阅商品的历史采购情况记录;帮助企业进行所有采购合同的执行进度和结款额度的管理和控制;帮助企业对采购合同的文稿、合同附件、合同商品、审批记录、合同变更、发票开具等相关内容进行管理和统计。
  • 销售合同管理
    帮助企业管理销售回款,根据回款计划进行自动预警;帮助企业按销售合同额或回款额对业务员的销售业绩进行考核;帮助企业综合合同内容、回款情况、成本费用等要素评估客户价值;帮助企业综合合同成本和结款情况进行合同效益评估,制定相关财务规划;帮助企业全面管理和统计销售合同的商品情况;帮助企业对销售合同的文稿、合同附件、审批记录、合同变更、发票开具等相关内容进行管理和统计。
  • 租赁、服务合同管理
    租赁、服务类合同的最大特征在于需要进行有规则的周期性费用结算,系统提供“批量结算安排”功能,大大提高了工作效率;合同的开始、结束时间预警功能帮助企业提前做好相应准备工作或续约沟通,提高客户满意度和工作效益;合同的结算安排预警功能,帮助企业及时掌握合同执行情况,规避风险、减少损失。
  • 科研、课题合同管理
    课题合同管理的关键在于课题费用和节点的管理,合同管理专家中的预期进展为经费预算提供参照,实际进展为经费申请和拨付提供依据,特别是统计分析功能更是全面反应经营状况,辅助领导分析决策.

 

 

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